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Ich werde immer wieder gefragt, wie ich meine vielfältigen Aufgaben und Interessen unter einen Hut bekomme. Für mich funktioniert persönliches KANBAN als Zeitmanagement Methode sehr gut. In diesem Blog erkläre ich, was KANBAN ist und gehe insbesondere auf das Thema persönliches KANBAN ein.

Wie ist KANBAN entstanden?

KANBAN wurde 1947 von Taiichi Ohno zur Optimierung der Produktion bei Toyota in Japan entwickelt. David Anderson hat dieses Konzept 2007 auf die IT-Branche und für die Arbeit in Projektteams angepasst. 2011 haben Jim Benson und Tonianne DeMaria Barry in ihrem Buch Personal Kanban den Ansatz auf Einzelpersonen übertragen.

Wie funktioniert persönliches KANBAN?

Anstatt die Arbeitsschritte zentral zu planen, ermöglicht KANBAN es, dass Teams / Einzelpersonen selbst ihre Arbeitsschritte steuern können. Die Methode beinhaltet zwei zentrale Prinzipien:

1. Visualisierung der Aufgaben und
2. Begrenzung der Aufgaben, die gleichzeitig bearbeitet werden

Dafür schreibt man die notwendigen Arbeitsschritte auf Karten (auf japanisch   heißen diese Karten Kanban) und hängt sie an Stellwänden auf: Jede Stellwand (KANBAN-Board) enthält mindestens 3 Spalten: Offen – Bearbeitung – Erledigt. Jeder Arbeitsschritt läuft also im Laufe der Zeit von links nach rechts über das Board.

Die Begrenzung der Aufgaben geschieht dadurch, dass man vorher festlegt, wie viele Aufgaben maximal gleichzeitig in Bearbeitung sein dürfen. Sobald diese Anzahl erreicht ist, muss erst eine bestehende Aufgabe abgeschlossen werden, bevor eine neue Aufgaben angenommen wird.

Ist persönliches KANBAN was für mich?

Wenn dir die nachfolgenden Schilderungen bekannt vorkommen, dann könnte persönliches KANBAN hilfreich für dich sein:

• Es fällt dir schwer, Struktur in deinen Alltag zu bringen
• Du hast 1000 Dinge zu tun und lebst ständig in der Angst, etwas Wichtiges zu vergessen
• Du schiebst unangenehme Aufgaben auf – leider sind das oft diejenigen, die dich weiterbringen würden
• Du fühlst dich unorganisiert, lässt dich leicht ablenken
• Du bist frustriert darüber, dass du zwar dauernd beschäftigt bist, aber deinen Zielen nicht wirklich näher kommst.
• Es fällt dir schwer, Nein zu sagen

Die Vorteile von persönlichem KANBAN

• Mehr Motivation: Dein KANBAN Board zeigt dir auf einen Blick, den Status deiner unterschiedlichen  Aufgaben. Du siehst z.B. auch, was du bereits erledigt hast. Und es geht nichts über das gute Gefühl, einen Zettel in die Erledigt Spalte umzuhängen.
  Es gibt übrigens auch ein Notizbuch, das perfekt auf die Methode abgestimmt ist.
• Mehr Fokus: weil es eine überschaubare Anzahl von Aufgaben ist, kannst du dich besser auf eine Aufgabe konzentrieren und diese tatsächlich zu Ende bringen. Das hilft dir, dich weiter zu fokussieren, weil es weniger lose Enden gibt, die du zusammenhalten musst.
• Bessere Tagesstruktur: Du kannst deinen Tag leichter in Zeitblöcke unterteilen, in denen du dich bestimmten Arten von Aufgaben widmest (z.B. die schwierigen Brocken morgens von 8-11, joggen nachmittags …).
• Nein-Sagen: Du lernst mit der Zeit, Aufgaben abzulehnen, weil du Klarheit darüber hast, was du schaffen kannst (und was nicht).

Neugierig geworden?

In diesem Blog erläutere ich, wie mein Mann und ich persönliches KANBAN mit Hilfe des Tools Trello einsetzen und dadurch unser Leben wesentlich verbessert haben.

Außerdem berate ich dich gerne beim Erlernen und Einsetzen dieser Methode. Wenn du zunächst einmal herausfinden möchtest, ob das was für dich sein könnte, dann vereinbare ein unverbindliches und kostenloses 15 minütiges Gespräch mit mir.