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Nachdem ich letzte Woche über das Thema persönliches KANBAN geschrieben habe, geht es heute darum, wie mein Mann und ich persönliches KANBAN mit Trello implementiert haben.

Eine Bemerkung vorweg: ich bin keine Trello-Expertin – das können andere viel besser als ich, z.B. Claudia Kauscheder. Sie hat mit ihrem kostenlosen Webinar letztlich den Ausschlag gegeben für unser „privates Implementierungsprojekt“. Ich bin eine „normaler Nutzerin“ mit einer Affinität zu Software-Lösungen, die mein Leben erleichtern.

Warum haben wir uns mit Trello befasst?

Wir sind beide im Vorruhestand, machen jetzt unser eigenes Ding, aber standen dadurch vor verschiedensten Herausforderungen:

• Die Zeit rast auch im Vorruhestand genauso wie im Büro – nur dass man jetzt noch lieb gemeinte Kommentare zu hören bekommt (jaja, Rentner und Studenten ….). Und es gibt weniger Entschuldigungen – jetzt sind es nicht mehr die Kollegen oder ein(e) Chef(in), die den Alltag vollpacken und damit das Gefühl erzeugen, dass man vor lauter Action gar nicht mehr weiß, wo die Zeit geblieben ist.
• Vorruhestand plus Kinder im „Home Office“ führte dazu, dass unsere Tagesstruktur von einem auf den anderen Tag zerbröselte.
• Die Freiheit, den Tag ganz so zu gestalten wie man möchte, ist wunderbar. Aber gestaltet will er werden! Und davon wissen bestimmt viele ein Lied zu singen, die ihre Tage selbst gestalten dürfen: Studenten, Hausfrauen, Rentner, Schüler im HomeSchooling…. .
• Bei so viel Gestaltungsfreiheit setzt ganz schnell das „All-you-can-eat“-Symptom ein (den Begriff habe ich mir grad selbst überlegt). Da stehe ich vor dem Buffet, lade mir von allem etwas auf den Teller, probiere alles und esse nichts auf. Auf den Alltag bezogen: 100 Sachen anfangen und nix fertigmachen. Diese unfertigen Enden weben sich irgendwie in unser Unterbewusstes ein und erzeugen ein unbefriedigendes Gefühl.
• Und schließlich ist es zu Hause auch nicht anders als im Büro: wenn mehrere Menschen an einem Projekt arbeiten, dann braucht es Abstimmung. Dem Mann drei Mal am Tag eine neue Anforderung für die Webseite über den Zaun zu schmeissen und gleichzeitig dem Unmut Ausdruck zu verleihen, dass es „irgendwie“ nicht vorwärts geht, ist ein sicherer Weg in die Krise. Aus unserer beruflichen Vergangenheit wissen wir es ja eigentlich: Priorisierung und Transparenz helfen dabei, die Dinge in geordnete Bahnen zu lenken.
• Transparenz hilft auch bei dem Dauerbrenner Aufgabenverteilung. Denn wenn die Aufgaben in einem Tool erfasst werden, dann wird es offensichtlich, dass der eine vielleicht mehr kocht und putzt, der andere aber mehr einkauft und Reparaturen im Haus macht.

Wie haben wir Trello für unser persönliches KANBAN aufgesetzt?

Trello ist eine Projektmanagement-Tool, das es sowohl für den Desktop als auch als Mobile App gibt. Wir nutzen es in der kostenlosen Version.

Die wesentlichen Elemente von Trello

1. Das Trello-Board
   Das zentrale Element für jedes Projekt ist das Trello-Board. Man kann beliebig viele Boards anlegen. Zum Beispiel hätten wir ein Board für alle Themen rund um den Haushalt und ein Board für die Selbständigkeit anlegen können. Wir haben uns dafür entschieden ein einziges Board anzulegen, weil wir die Dinge nicht unnötig kompliziert machen wollten und es uns in erster Linie darum ging, unser gemeinsames Leben und Wirken zu organisieren. Für uns war es wichtig, dass wir alle Aufgaben im Blick haben und nicht auf unterschiedlichen Boards suchen müssen.
   
   Mein Mann und ich sind die einzigen Projektteilnehmer. Zwar wohnen noch zwei Kinder in unserem Haushalt, aber wir haben uns entschieden, dass wir die beiden außerhalb des Tools „ansteuern“, denn es ging uns nicht in erster Linie darum, unseren Haushalt und die Aufgabenverteilung besser zu organisieren. Ich bin aber davon überzeugt, dass Trello gut dafür einsetzbar wäre. Dann bräuchte es ein Trello-Board für Haushalt&Co und die Projektmitglieder wären alle Mitbewohner.
   
   Man kann die personal KANBAN Methodik auch wunderbar dafür einsetzen, um das Lernen zu organisieren. Hierzu hat Lerncoach Trixi Tumert einen wunderbaren Blogbeitrag veröffentlicht.
   
2. Listen
   Der Weg von der Idee zur Durchführung wird mit Hilfe von Listen abgebildet. Eine Liste entspricht einem bestimmten Bearbeitungsstadium, in dem sich die Aufgabe befindet.
   
   Wir haben die folgenden Listen:
   • Idee
   • Heute
   • Listen für verschiedene Zeithorizonte (Woche, Monat, Quartal, Jahr)
   • Warten
   • Erledigt
     
3. Karten
   Karten sind das grundlegende Element von Trello. Mit ihnen werden Ideen und Aufgaben abgebildet. Jede Karte wird jeweils einer Liste zugeordnet und wandert im Laufe der Zeit von links nach rechts bis sie erledigt ist.
   Jeder Karte können die unterschiedlichsten Informationen zugeordnet werden: Aufgabenbeschreibung, Bearbeiter, Label zur Klassifizierung…
   Besonders hilfreich ist für uns der „Butler“, mit dessen Hilfe man Karten automatisch erzeugen lassen kann für Aufgaben, die regelmäßig anfallen (Bad putzen, social media postings….).

Trello ohne Prozesse ist ein zahnloser Tiger

KANBAN fusst auf zwei grundlegenden Prinzipien: die Visualisierung der Aufgaben und die Begrenzung der Aufgaben, die sich gleichzeitig in Bearbeitung befinden dürfen. Selbst die kostenlose Variante von Trello kann unheimlich viel: genug für unsere Anforderungen. Aber es braucht Prozesse!

Nicht mehr „all you can eat“

Die erste spannende Frage: wieviele Aufgaben dürfen gleichzeitig in Bearbeitung sein. Maik Pfingsten sagt zwei. Zunächst habe ich darüber gelächelt. Wie soll das gehen? Wir nutzen Trello ja, um einen Gesamtüberblick zu bekommen, also Projekte, Haushalt, Gesundheit … – da kommt einiges zusammen. Nachdem wir mit 8 Aufgaben losgelegt hatten, wurde schnell klar, dass das SO NICHT funktioniert. Denn nach kurzer Zeit war es wie früher mit den ToDo-Listen: die Liste wurde NIE LEER. Kein schönes Gefühl

Heute planen wir den Tag so, dass wir uns morgens zwei Dinge überlegen, die an diesem Tag unbedingt erledigt werden müssen. Dazu kommen Sachen die „dran“ sind, also Termine, die schon im Kalender stehen, Routineaufgaben im Haushalt (die Trello automatisch erzeugt für uns). Wenn die zwei Dinge erledigt sind und noch Zeit übrig ist, holen wir uns eine neue Aufgabe aus der „Diese Woche“ Liste. Der Tag hat bei uns übrigens keine 24 Stunden: wir planen mit Trello die Zeit bis zur Tagesschau.

Trello „füttern“ – heimlich essen bringt nix

Heimlich essen führt auch bei Diäten nicht zum Erfolg. Im Zusammenhang mit Trello bedeutet das, dass wirklich ALLE Aufgaben drin sind. Wenn zu viele Aufgaben nicht erfasst sind, kann Trello nicht bei der Transparenz und beim Nein-Sagen helfen.

Wir handhaben es so, dass wir alle Aufgaben, die mindestens 15 Minuten beanspruchen oder wichtig sind, erfassen. Das hilft uns bei einer Sache zu bleiben und nicht von Hölzchen auf Stöcken zu kommen. Mit der App auf dem Smartphone geht das ganz leicht. Man-müsste-mal Aufgaben (also Aufgaben ohne zeitliche Vorstellung) kommen in die Ideen-Liste. Alle Aufgaben mit einer zeitlichen Vorstellung kommen in die jeweilige Liste. Also: das Sommerfest in die Dieses-Jahr-Liste, die Ausformulierung des Entrümpelungsangebots in die Diesen-Monat-Liste und das Versenden von Rechnungen in „Diese Woche“.

Routine ist unser Freund

Wir planen morgens unseren Tag und nehmen die zwei Top-Aufgaben in die Liste plus das, was „dran“ ist. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, kommt sie in „Erledigt“. Wenn ich nicht weiterkomme mit der Aufgabe, weil jemand anders, was tun muss, kommt sie in „Warten“. Sobald die „Heute“ Liste leer ist, ziehen wir uns eine neue Aufgabe aus der „Woche“-Liste.

Am Ende der Woche planen wir gemeinsam die nächste Woche. Wir schauen uns die Monats-Liste an: welche Aufgaben sollten in der nächsten Woche erledigt werden? Bei der Gelegenheit schauen wir uns auch die Ideen-Liste an und schieben Aufgaben in andere Listen (oder löschen welche, weil sie den Realitätscheck nicht überleben). Dabei achten wir darauf, dass jede(r) nicht mehr als 14 Aufgaben in der Liste hat. Nur 14 Aufgaben? Ja, denn Trello füttert unsere Listen noch mit den Routine-Aufgaben des Haushalts und es kommen zwangsläufig noch weitere Aufgaben dazu – Gott sei Dank: wer wollte in einer durchgeplanten Welt leben in der kein Raum für Neues und Spontaneität ist?

Eine wirklich wertvolle Übung für uns ist es, zu überlegen, wie wir mit der übervollen Liste umgehen: verschieben, streichen, die Kinder oder den Partner fragen, ob sie was übernehmen?

Am Monatsende schauen wir uns die „Erledigt“-Liste an und freuen uns darüber, was wir alles geschafft haben oder schwelgen ein wenig in Erinnerungen. Für mich ist das auch eine super Quelle für den Monatsrückblick, den ich ja dieses Jahr regelmäßig schreiben will.

Fazit

Uns hat die Auseinandersetzung mit Trello einige sehr fruchtbare Diskussionen bereitet: Wie verplant wollen wir leben? Wie gehen wir mit unterschiedlichen Prioritäten um?

Unsere Einschätzung: Seit wir Trello im Einsatz haben hat unser Tag mehr Struktur und wir wissen jetzt, wo unsere Zeit bleibt.Die gemeinsame Planung der Woche erhöht das Gefühl der Verbundenheit.Wir sind fokussierter bei den einzelnen Aufgaben und es wabern nicht so viele lose Enden durch unseren Alltag. Gleichzeitig haben wir nicht mehr das ungute Gefühl, wichtiges zu vergessen.

Wenn du denkst, dass Trello auch etwas für dich sein könnte, dann schreib mir eine Mail (einfach den „Ja, ich will mehr Trello“-Button klicken). Lass mich wissen, wie ich dir helfen kann, z.b. durch:

• ein unverbindliches und kostenloses 15 minütiges Gespräch
• unsere Trello-Implementierung als Vorlage (ebenfalls kostenlos)
• als Begleitung bei der Implementierung (kostenpflichtig)